Workflow
Un workflow puede considerarse un flujo backend donde puedes automatizar tareas como agregar o eliminar tags, establecer variables de campos personalizados y hacer llamadas a APIs externas.
De esta forma, la conversación que tienes con el suscriptor no se verá afectada por tener que esperar mientras se aplican todas esas acciones, y la experiencia será lo más fluida posible para el usuario final.
Crear workflow
Para crear un workflow, ve al resumen de flujos seleccionando Flows en el menú lateral izquierdo.
Luego presiona el botón + New Sub Flow.
TODO_IMAGE[image-20220706-000008.png]: revisar imagen desde Confluence.
Selecciona el tipo de flujo workflow y asígnale un nombre. Cuando termines, presiona el botón Create para empezar a crear tu workflow.
Cuando crees el flujo y entres al Flow Builder, notarás que tendrás acceso a menos bloques que al seleccionar un flujo regular o un function flow.
Los bloques disponibles son:
- Action
- Condition
- Split
- Send Email
- Send Message
- Comment
Como se mencionó, este flujo está pensado para crear un flujo backend que puedas activar desde cualquier otro flujo dentro de tu chatbot, para manejar tareas del sistema como agregar tags, establecer campos personalizados y también enviar emails.
TODO_IMAGE[image-20260613-034929.png]: revisar imagen desde Confluence.
Ejemplo de workflow
Veamos un ejemplo de cómo se puede usar un workflow.
Un usuario se registra con un email o número telefónico y quieres sincronizar esta información con la plataforma CRM de tu elección.
Tan pronto como captures las credenciales del usuario, puedes hacer una llamada API usando el bloque External Request dentro del módulo de acciones.
También podrías etiquetar al usuario dentro del chatbot por completar el paso de onboarding. Después de eso, enviamos una notificación por email a un administrador indicando que se creó un nuevo lead para hacer seguimiento.
Un workflow puede verse algo así:
TODO_IMAGE[image-20220706-000045.png]: revisar imagen desde Confluence.
Si incorporaras esto en el flujo que tiene la conversación real, podría convertirse en un problema, ya que la conversación podría quedar en espera durante varios segundos o más mientras terminan todos estos procesos del sistema. Además, podrías perder al usuario si piensa que la conversación ya terminó.
Activar workflow
Es muy sencillo activar el workflow anterior dentro de cualquier otro flujo que construyas.
Solo inserta un bloque de acción, ve a advanced actions y luego elige trigger workflow al final.
TODO_IMAGE[image-20220706-000106.png]: revisar imagen desde Confluence.
Luego puedes seleccionar cualquier workflow que hayas creado. Este workflow se procesará en backend mientras la conversación con el usuario no se ve afectada y continúa sin retrasos.