Boards
TODO_VIDEO[ed74b292a8]: reemplazar este video con un recurso oficial de OneChat.
En términos simples, los boards son herramientas como Trello o un CRM simple que se pueden gestionar dentro de la plataforma OneChat.
En otras palabras, administramos un grupo de usuarios que avanzan por varios pasos o etapas de un sistema de embudo en el que se encuentran actualmente.
Algunos casos de uso del Board son:
1. Pipeline de ventas
2. Soporte al cliente
3. Gestión de tareas
4. Gestión de proyectos
Por ejemplo:
Veamos los pasos para crear un "Board" para un pipeline de ventas.
En el pipeline de ventas, ubicaríamos los leads de un negocio en las siguientes etapas:
1. Nuevo lead
2. Contactado
3. Demo programada
4. Propuesta enviada
5. Cerrado ganado
_c7d4vgiquewsCreación de un Board
En el menú de Flow Builder, hacia el lado izquierdo, podemos encontrar la función "Boards" justo debajo de la función "Bot Users", casi a la mitad de la página.
Ahora hacemos clic en la función Boards. Veremos un botón llamado "Create First Board".
Al hacer clic en este botón, procederemos a crear nuestro primer Board.
Ventana emergente - Add New Board
En Name: debemos asignar un nombre al Board. Ejemplo: Sales Pipeline
Haz clic en "Add Column" para agregar la primera columna y asígnale el nombre New Lead.
Ahora agreguemos las otras 4 columnas requeridas en el Board, como se mencionó antes: las diferentes etapas del pipeline de ventas.
Agregar las otras 4 columnas al Board
- Contacted
- Demo Scheduled
- Proposal Sent
- Closed Won
Después de agregar las 4 columnas, haz clic en el botón Save.
Una vez que guardamos el Board, podemos ver que el nuevo Board se ha creado y que las cinco columnas se han creado dentro del Board.
En esta página del Board, también puedes crear una nueva columna simplemente haciendo clic en el botón superior derecho "New Column".
Asigna un nombre a la columna adicional y haz clic en el botón Save. Ahora veremos la columna adicional agregada al Board.
Aquí, en esta página del Board, podemos mover las columnas de izquierda a derecha o viceversa arrastrándolas y colocándolas en el orden requerido.
También podemos ver 3 puntos en la parte superior derecha de cada columna. Al hacer clic en ellos, podemos eliminar la columna o renombrarla y guardarla.
Una vez que hagas clic en Confirm Delete, la columna se eliminará.
A continuación puedes ver que hemos eliminado la quinta columna: Closed Lost
_79qtigqja56mUso de Boards
Ahora veamos cómo usar esta sección de Boards.
_ojyycqkk54jVisual Flow Builder
Mostraremos el Visual Flow Builder.
En Flow Builder, cuando guiamos al usuario a través de un proceso de segmentación, al final tendremos el bloque de acción con la función Board.
Solo estamos creando el bloque de acción y agregando la función Board para probar su funcionamiento.
En el Action Block -> ve a Advanced Actions -> función Move to Board.
Siguiente paso -> haz clic en Edit Action en la función Board.
Debes seleccionar el Topic para ubicar al usuario al final de un proceso.
Ahora digamos que el usuario está llegando a la plataforma por primera vez, así que estamos seleccionando el Topic New Lead.
También puedes agregar una nota a la acción tomada mediante una de las 3 opciones proporcionadas en el menú desplegable:
1. No Change
2. Update Note
3. Clear Note
Ahora seleccionemos Update Note en Note Action, e Info en Note Type.
Como estamos agregando al usuario como New Lead, la nota será: - {{First Name}} is our new Sales Lead
Ahora podemos guardar los detalles de la nota anterior en el Board.
Ahora vamos a previsualizar este Action Block con la función Board en la página web emergente.
No vemos ninguna acción en la página web, ya que solo estamos probando el Action Block.
Ahora cerramos la página web de prueba, abrimos el Board y actualizamos la página; podrás ver la magia:
En la columna New Leads del Board, se ha agregado el usuario Guest. También puedes ver la nota: Guest is our New Sales Lead.
Ahora también puedes revisar los detalles haciendo clic en el usuario Guest y podrás comunicarte directamente con este usuario desde dentro de la plataforma OneChat.
Ahora también puedes arrastrarlo manualmente por las distintas etapas de izquierda a derecha y de derecha a izquierda.
También podemos automatizarlo, de modo que cada vez que un usuario realice una determinada acción, puedas moverlo al Board requerido. Puedes moverlo por todas las etapas del Board.
Ahora hemos movido manualmente al usuario Guest de New Lead a Demo Scheduled.
Por ejemplo, cuando queremos automatizar esto, si se ha programado una demo de producto con el usuario Guest usando la integración de Calendly, también podemos llamar una acción con la función Board, donde se realiza la siguiente actividad:
1. Topic o etapa - se selecciona Sales Pipeline / Demo_Scheduled.
2. Note Action: Update Note
3. Note Type: Info
4. Topic: Calendly booking is scheduled for Product demo with {{First Name}}
De esta forma, los parámetros del Board se pueden configurar cuando se realiza una cita en Calendly.
_8eolr6kikavcLive Chat
La otra forma de cambiar los parámetros del Board es yendo a Live Chat. En Live Chat, selecciona al usuario y, en la lista del lado derecho, en la parte inferior, podrás ver la función Board.
Haz clic en el ícono de lápiz para cambiar los parámetros después de tener un Live Chat con el usuario.
Haz clic en el ícono de lápiz para cambiar los parámetros después de tener un Live Chat con el usuario.
Por ejemplo, como se muestra a continuación:
Después de realizar los cambios en Live Chat como arriba, podemos ver los cambios reflejados en la página del Board como se muestra abajo:
_2yr5duyg44cgResumen de Bot Users
Una última forma de acceder a la función Board es a través de Bot Users.
Veamos cómo podemos acceder a la función Board desde Bot Users. Haz clic en Bot Users y selecciona al usuario para quien necesitamos acceder a la función Board.
Haz clic en el ícono de lápiz de Boards para acceder a la función Boards para el Bot User seleccionado.
Ahora, en Bot Users, puedes segmentar a los usuarios y moverlos a la función Boards.
Veamos cómo hacerlo.
En la página de Bot Users, haz clic en el filtro disponible en la parte superior izquierda. Agrega una condición a los usuarios.
Por ejemplo: los usuarios que tengan el tag FB_leads deben moverse a Boards.
Ahora, en la página de Bot Users, veremos a los usuarios con el tag FB_lead.
Ahora selecciona los Bot Users haciendo clic en la casilla a la izquierda de los Bot Users.
Luego haz clic en el botón Bulk Action en la parte superior derecha.
Se mostrará una lista de acciones y, en la parte inferior, podrás ver la función Move to Board.
Ahora puedes mover los Bot Users seleccionados a la actividad requerida dentro del Board.
Básicamente, usamos la función Board para crear cualquier tipo de sistema CRM pequeño dentro de OneChat.
De esta forma, no tienes que mover ni exportar el contexto a un sistema CRM como Hubspot. Puedes crear tu propio pipeline de ventas. También puedes crear un nuevo Board para sistemas de citas.
_2dbchkjr9lgoLimitaciones de la función Boards:
En un workspace solo podemos tener un Board. En este Board, podemos tener un máximo de 20 columnas.